Laatst bijgewerkt op 21 oktober 2026.

Wie verwerkt je gegevens?

Midden West-Vlaamse Hobby Computer Club vzw, met maatschappelijke zetel in de Skaldenstraat 27, 8800 Roeselare, ondernemingsnummer BE 0432.327.416, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en via de clubwerking worden verzameld.

Heb je een vraag over je gegevens? Mail naar info@hccr.be of bel 051 69 08 59. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een vereniging van onze omvang niet verplicht.

Welke gegevens we verzamelen, en waarom

Foto’s tijdens bijeenkomsten

Af en toe maken we sfeerbeelden en opnames van een bijeenkomst. Opnames van de uiteenzetting zetten we in het ledengedeelte op leden.hccr.be, zodat leden ze kunnen herbekijken. Sfeerbeelden waarop je herkenbaar in beeld komt, publiceren we alleen met je toestemming. Sta je liever niet op een foto of in een opname, laat het weten aan de lesgever of aan een bestuurslid; dat volstaat.

Opnames en AI op de ledensite

Op leden.hccr.be vind je bij de opnames van onze bijeenkomsten een samenvatting, hoofdstukken, een quiz en een vraagvak. Daarvoor gebruiken we AI.

Hoe we de opnames verwerken. De opnames worden op een computer van de club omgezet naar tekst, zonder externe dienst. Daarna laten we die tekst nakijken en samenvatten door een AI-model van Anthropic (Claude) dat draait in Microsoft Azure. Het resultaat staat op de ledensite en is alleen zichtbaar voor aangemelde leden. Wat tijdens een bijeenkomst gezegd wordt, ook door aanwezigen, kan zo in de tekst terechtkomen. Wil je dat iets uit een opname of de tekst verwijderd wordt, laat het ons weten.

Als je een vraag stelt. Je vraag en de stukken tekst uit de opnames die erbij passen, gaan naar een AI-model in Microsoft Azure (Claude van Anthropic of GPT van OpenAI), dat het antwoord schrijft. Je naam, je e-mailadres en je andere ledengegevens gaan niet mee. De verwerking gebeurt in datacenters van Microsoft binnen de Europese Unie. Je vragen worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Wat we bijhouden. Wij bewaren je vragen en de antwoorden niet. We houden alleen bij hoeveel vragen je vandaag stelde, voor de daglimiet; de volgende dag begint die telling opnieuw. Daarnaast tellen we per maand het totale aantal vragen en het verbruik, zonder bij te houden wie wat vroeg.

Antwoorden controleren. Een AI kan zich vergissen. Elk antwoord verwijst naar het juiste moment in de opname: kijk belangrijke zaken daar na.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor commerciële doeleinden. Om de website en de werking draaiende te houden, doen we wel een beroep op dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken:

• Onze hostingpartij, voor het draaien van de website en de opslag van de gegevens.
• Google reCAPTCHA, om te controleren dat een formulier door een mens en niet door een robot wordt ingevuld. Google verwerkt daarbij onder meer je IP-adres.
• Google Analytics, om te zien welke pagina’s bezocht worden.
• Akismet, om spam in formulieren te herkennen.
• MailerSend, voor het versturen van e-mail vanuit de website.
• Microsoft (Azure), voor de AI-functies op de ledensite: het samenvatten van de opnames en het beantwoorden van vragen van leden. Zie “Opnames en AI op de ledensite”.

Sommige van die diensten zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Waar dat het geval is, gebeurt de doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of van een adequaatheidsbesluit.

Cookies

Een cookie is een klein bestandje dat een website op je toestel plaatst. Wij gebruiken er twee soorten.

Noodzakelijke cookies zijn nodig om de website te laten werken: ze onthouden bijvoorbeeld dat je bent aangemeld of dat je een formulier hebt verzonden. Daarvoor is geen toestemming vereist.

Analytische cookies van Google Analytics tellen hoeveel mensen welke pagina bekijken. Die zijn niet noodzakelijk, en we plaatsen ze alleen wanneer je daarmee instemt.

Je kan cookies altijd verwijderen of weigeren via de instellingen van je browser. Sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk niet meer zoals bedoeld.

Je rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft je een aantal rechten. Je kan ze uitoefenen door te mailen naar info@hccr.be. We antwoorden binnen de maand, en het kost je niets.

• Inzage — je mag opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Verbetering — klopt er iets niet, dan passen we het aan.
• Verwijdering — je mag vragen je gegevens te wissen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Beperking — je mag vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk stil te leggen.
• Overdraagbaarheid — je mag je gegevens in een leesbaar bestand opvragen.
• Bezwaar — je mag je verzetten tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming — heb je toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken. Wat we voordien deden, blijft geldig.

We nemen geen beslissingen over jou op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

Beveiliging

De website werkt over een beveiligde verbinding, de toegang tot de ledenadministratie is beperkt tot de bestuursleden die ze nodig hebben, en we maken geregeld reservekopieën. Gaat er ondanks alles toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de 72 uur, en aan jou wanneer het een hoog risico voor je inhoudt.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten — meestal raken we er samen wel uit. Je hebt daarnaast altijd het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

Verandert er iets aan onze werking of aan de website, dan passen we dit beleid aan. De datum bovenaan zegt wanneer dat het laatst gebeurde.